Yrd.Doç.Dr. İbrahim İ. ÖZTAHTALI
Türkün Holding Eğitim Danışmanı
“Zaman”, filozofların da modern bilim insanlarının da akıllarını kurcalayan en karmaşık, en içinden çıkılmaz kavramlardan biridir. Zamanın su gibi akıp giden bir olgu olduğu görüşünden, zamanın sabit bir kavram olduğunu, sadece hayatın onun içinden geçtiğini savunan çeşitli görüşler ortaya çıkmıştır. Bazı filozoflar ise ne geçmişin ne de geleceğin olduğunu, sadece sonsuz bir şimdinin varlığını savunur.
Biz olayın neresinden bakarsak bakalım zaman, satın alınamayan, biriktirilemeyen ve bir daha asla yerine konulamayan, insanların en önemli kaynaklarından biridir. Bu sınırlı kaynağı verimli şekilde kullanmak, iş dünyasının ortak amacıdır. Fakat bu, o kadar da kolay bir beceri değildir. Beceri ifadesini kullandık çünkü “Zaman Yönetimi” başarıyla uygulanabilecek bir edinimdir.
İnsanoğlunun muhakeme kabiliyeti, etrafında olanları belirli bir düzende algılayabilmesini sağlar ki bu muhakeme periyodik olayları temel alır. Güneşin doğup batması, mevsimlerin değişmesi, harman zamanı, ekinlerin yeşermesi gibi olaylar insanların zihninde zaman algısını oluşturmuştur. Belki de dünyada en adaletli paylaşım zamandır. Herkese eşit miktarda verilmiştir. Onu etkili bir şekilde kullanabilmek ise insanların kendi tasarruflarına bırakılmıştır. 24 saat, bir gün bütün insanlar için aynı. Her gece saat 24.00 olduğunda yeni bir günün sahibi oluyoruz. Her gün 24.00’te hesabımıza yatan 100 bin lira olduğunu düşünelim. Bu 100 bin lira o günün sonunda ister verimli kullanın ister har vurup harman savurun saat 24.00 olduğunda sıfırlanarak hesaba tekrar 100 bin lira yatıyor. Bu parayı nasıl harcardınız? Bu soruya cevap vermek zor ve göreceli. Dikkatli ve planlı harcamak, doğru yerlere yatırım yapmak ve o 100 bin lirayı son kuruşuna kadar zayi etmeden kullanmak isteriz değil mi? İşte bize verilen her gün de tıpkı bu 100 bin lira gibi hiçbir saniyesini zayi etmeden harcamamız gereken bir kaynaktır.
Kellog Business School’da (Northvvesterıın Üniversitesi) İş İdaresi yüksek lisans derslerinden biri “Zaman Yönetimi”dir. Dersin hocası, sınıfa girip karşısındaki öğrencilere bir süre baktıktan sonar, ‘’Bu gün Zaman Yönetimi konusunda deneyle karışık bir sınav yapacağız’’dedi. Kürsüye yürüdü, kürsünün altından büyükçe bir kavanoz çıkarttı. Ardından, yine kürsünün altından bir düzine yumruk büyüklüğüğünde taş aldı ve taşları dikkatle kavanozun içine yerleştirmeye başladı. Kavanozun başka taş almayacağına emin olduktan sonra, öğrencilerine döndü ve “Bu kavanoz doldu mu?” diye sordu. Öğrenciler hep bir ağızdan “Doldu”, diye cevapladılar. Hoca: “Öyle mi?’ dedi ve kürsünün altına eğilerek bir kova mıcır çıkarttı. Mıcırı kavanozun ağzından yavaş, yavaş döktü. Sonra kavanozu sallayarak mıcırın taşların arasına yerleşmesini sağladı. Sonra öğrencilerine dönerek bir kez daha “Bu kavanoz doldu mu?” diye sordu. Bir öğrenci “Dolmadı her halde” diye cevap verdi. ‘’Doğru” dedi hoca ve tekrar kürsünün altına eğilerek bir kova kum aldı ve yavaş yavaş tüm kum tanelerini taşlarla mıcırların arasına nüfuz nedinceye kadar döktü. Yine öğrencilerine
döndü ve “Bu kavanoz doldu mu ?” diye sordu.
Tüm sınıftakiler hep ağızdan ‘’Hayır’’ diye bağırdılar. “Güzeeel” dedi Hoca ve kürsünün altına eğilerek bir sürahi su aldı ve kavanoz doluncaya dek suyu boşalttı. Sonra öğrencilerine dönerek “Bu deneyin amacı neydi?’’ diye sordu. Uyanık bir öğrenci hemen “Zamanımız ne kadar dolu görünürse görünsün, daha ayırabileceğimiz zamanımız mutlaka vardır’’ diye haykırdı. “Hayır” dedi Hoca, “Bu deneyin esas anlatmak istediği, eğer büyük taşları en başta koymazsan, küçükleri yerleştirdikten sonra büyükleri hiç bir zaman kavanozun içine koyamazsın gerçeğidir”. Öğrenciler şaşkınlık içinde birbirlerine bakarken profesör devam etti: “Peki nedir hayatınızdaki büyük taşlar?”
Çocuklarınız, eşiniz, sevdikleriniz, arkadaşlarınız, eğitiminiz, hayalleriniz, gelecekle ilgili planlarınız, sağlığınız, bir eser yaratmak, başkalarına faydalı olmak, onlara bir şey öğretmek! Büyük taşlarınız belki bunlardan birisi, belki bir kaçı, belki de hepsi. Bu akşam uykuya yatmadan önce iyice düşünün ve sizin büyük taşlarınız hangileridir iyi karar verin. Şunu iyi bilin! Büyük taşlarınızı kavanoza ilk olarak yerleştirmezseniz hiç bir zaman bir daha koyamazsınız, o zaman da ne kendinize, ne de çalıştığınız kuruma, ne de ülkenize faydalı olursunuz. Bu da iyi bir iş adamı, iş kadını, gerçekte de iyi bir insan olamayacağınızı gösterir, der vesınıftan sessizce çıkar…(Alıntı)
Şimdi oturup düşünmemiz gerekiyor. Sınırlı bir zamanımız, sınırsız ihtiyaçlarımız ve etrafımızda yapmak istediğimiz, gitmek istediğimiz, almak istediğimiz milyonlarca uyaran var. Dünyanın bütün kitaplarını okuyamayacağımız gibi, dünyanın her yerini görme şansımız, dünyanın bütün yiyeceklarinden ve içeceklerinden tatma olanağımız da yoktur, aynı anda iki yerde olamayacağımız gibi. Hangisi öncelikli? Hangisi önemli? Hangisi önemsiz? Hangisi acil?… Yani önceliklerimiz neler? “Zaman Yönetimi” tam da bu sorular üzerine kuruluyor.
Önceliklerimizi belirlemek acaba zaman yönetimi konusundaki sorunlarımızı çözebiliyor mu? Bu soruyu Zaman Yönetimini, zamanı akıllıca ve verimli kullanmak tanımıyla algılayarak cevaplamaya çalışalım. Cevap “HAYIR”… Zamanı etkin kullanabilmenin ilk ve en önemli ön koşulu “odaklanmak”tır.
Size basit bir soru soracağım. Hayatınızın en önemli şeyi nedir? Birkaç saniye düşündükten sonra cevaplarınız: Ailem, sağlığım, çocuklarım, eşim, işim, annem babam… Malesef verilen cevapların tümü yanlıştır. Çünkü şu an hayatınızın en önemli şeyi bu yazıyı okumaktır. Evet bu yazıyı okumak… Zamanı etkili ve verimli kullanabilmek, zamana iş gördürebilmek ancak o an her ne yapıyorsanız sadece ona odaklanmaktan geçmektedir. Eğer odağınız o an yaptığınız iş üzerinde değilse o işin başarıya ulaşması uzak bir ihtimaldir. İş sırasında hata yapma olasılığı yüksektir, bu da ciddi bir zaman kaybıdır. Öyleyse zaman yönetiminin en önemli etkenlerinden biri “ODAKLANMA”dır. Bu bir öz yönetim meselesidir.
“Zaman, herkesin eşit olarak sahip olduğu, fakat aynı şekilde kullanamadığı son derece değerli, eşsiz bir kaynaktır. Ve Zaman, olayların geçmişten bugüne gelip, geleceğe doğru birbirini takip ettiği kesintisiz bir süreçtir.”
Çoğumuzun zamandan şikayet ederiz: “Başımı kaşıyacak vaktim yok.”, “24 saat yetmiyor artık.” “Vaktim yok.” Albert Einstein zaman algısının kişisel olduğunu öne sürdüğü “Görecelik” teorisinde, insanların zamanı algılama biçimleri birbirinden farklıdır, der. Öyleyse her insan zamanı farklı yaşarken bir de kolumuzdaki satin ifade ettiği bir zaman kavramı vardır. Zaman algısını iki kısma ayırmak gerekir:
Objektif ve Sübjektif zaman…
Objektif zaman algısı insanların bütününün saat denilen bir araç yardımıyla yaşamı kısımlara ayırmasından ibarettir. Bu parçalar birbirine eşit bölümlerden oluşur. Saniyeler, dakikalar, saatler… Günlük yaşam, bu objektif zaman algısı üzerinden işletilmektedir. Zaman yönetimi de yine objektif zaman algısı üzerinden yapılmalıdır. “Uçak, 22.15’te havalanacak.”, “Toplantı, saat 12.00’de başlayacak.”
Sübjektif zaman algısı ise kişiseldir. Hayata bakış ve o anki fiziki ve psikolojik durumumuz zaman algımızı değiştirir. Çok mutlu olduğumuz kendimizi huzurlu hissettiğimiz ortam ve mekanlarda zaman bir su gibi akar ve nasıl geçtiğini anlayamayız. Oysa mutsuz, sıkıntılı, tedirgin ve endişeli olduğumuz zamanlarda vakit bir türlü geçmez. Bir dakika bir saat gibi gelir insana.
Bu bağlam zaman türlerini ortaya koyar. İlki, Gerçek zaman; Fiziksel etkisi olan, saatlerle ifade edilen, yönetilmesi gereken zamandır. Varlığını bedenimizdeki ve çevremizdeki fiziksel değişikliklerle algılarız. İkincisi, Psikolojik zaman; İnsanın psikolojisiyle ilgili olan, olumsuz durumlarda stres ve baskı kaynağı olan zamandır. Kısa da algılanabilir, uzun da. Ve üçüncüsü de Biyolojik zaman; her canlının canlılık faaliyetlerini düzenleyen iç saat. Zamanın olumsuz biyolojik etkilerinden korunabilmek için vücut saatimizle bizim dışımızda akıp giden zaman arasında bir denge oluşturmak zorundayız. Aksi halde oldukça olumsuz sonuçlarla karşılaşırız. Uyku ihtiyacımız biyolojik saatimiz sayesinde haber verilir, esnemeye başlarız, gözlerimiz kapanır ve bir ağırlık hissederiz eğer buna direnerek biyolojik, iç saatimize kulak vermez, umursamaz ve direnç gösterirsek sonuç kaçınılmaz başarısızlıktır.
Zaman yönetimi konusunda sık sık adından söz edilen kavramlardan biri de “Pareto”dur. 19. yüzyılda yaşayan İtalyan ekonomist ve sosyolog Pareto’nun geliştirdiği “Pareto İlkesi”, öncelikler konusunda önemli bir çalışmadır. Pareto ilkesine göre, bir gruptaki önemli birimler, o gruptaki toplam birimlerin sadece küçük bir bölümünü içerir. Pareto ilkesini yönetime uygulayan J. Juran, uygulamada “birkaç önemli” ve “pek çok önemsiz” ifadelerini kullanmıştır. Pareto’nun geliştirdiği zaman ilkesi, 80/20 kuralı olarak da bilinir. İlke, bir sistem içerisinde, o sistemi oluşturan bazı unsurların, diğerlerinden çok daha yüksek çıktı sağlama eğilimine işaret eder. Zaman yönetimi açısından, yaklaşıldığında başarının %80’i, o iş için ayırdığınız zamanın %20’sinden kaynaklanır. Burada amaç hangi %20’lik zaman diliminin üretkenliğinizi sağladığını bilmektir. Böylece atıl olan, sonuç yaratmayan %80 zamanı daha farklı değerlendirmemiz mümkündür. Öyleyse yapılan işin hangi dilimin verimli olduğunu analiz etmek gerekir.
Zaman yönetiminde göz ardı edilmemesi gereken durumlardan biri de Zaman ve kişi ilişkisidir. Davranışlarımızın anlamlılığını veya anlamsızlığını zamana bağlarız ve bunu, “Zamansız bir davranış.” veya “Tam zamanında yapılmış bir davranış” diyerek açıklarız. Zaman, akıllıca kullanıldığında getirisi en yüksek sermayeye dönüşebilir. Bu kişinin zaman algısına göre değişir. Kişisel başarı, kişisel zaman yönetimi konusundaki başarıyla aynı anlama gelir. Kısaca kişi, bir iş veya uğraşta başarılıysa zaman yönetimi konusunda da başarılıdır. Zaten iş başarısı, zaman yönetimi konusundaki başarının bir sonucudur.
Zaman yönetiminde kişi-zaman ilişkisi açısından aşağıdaki beş konu son derece önemlidir:
Zamanla (veya zamana karşı) yürütülen işlerde kazanma ve kaybetme şartları,
Zamanı denetim altına alma
Zamanla dost olma,
Zamanın nasıl harcandığının farkına varma,
Zamanın kişisel değerini ve getirisini yükseltme.
Her olay zamanın içinde ortaya çıkar ve gelişir. Kişisel zamanın değerini yükseltmenin bir diğer unsuru da zamanın, kişinin en değerli sermayesi olduğu bilinciyle hareket etmektir.
Bunun için zaman akışının farkına vararak, yönetilebilir bir zaman algısına ihtiyaç vardır. Bunun için zamanın;
Getirisi en yüksek sermaye olduğu bilincinde olunmalı,
İş hayatında verimliliğin, zamanın etkin yönetiminin bir sonucu olduğu bilinmeli,
Kişisel amaçlar için harcanan zaman kişinin daha verimli zaman kullanmasına katkıda bulunmalıdır.
Stres, bireyin zamanını etkili ve verimli bir şekilde kullanmasını engelleyen en önemli faktörlerden biridir. Olumsuz strese maruz kalanlar, arzu edilen etkinliğe ve verimliliğe ulaşamayacak ve zamanlarını etkin olarak kullanamayacaklardır. Çalışma ortamlarının stres yaratacak etkenlerden temizlenmesi ya da çalışanların streslerini azaltacak tedbirlerin alınması gerekir.
Örgütsel zaman yönetiminin temelinde bireysel zaman yönetimi yatmaktadır. Yöneticiler insanları yönetmez, işleri yönetir. Çalışanların kendilerini yönetmesi de ancak özyönetim ile gerçekleşebilir. Bireysel zaman yönetimi şu aşamalardan oluşur:
Kişisel zaman kullanımının belirlenmesi
Zaman kullanım problemlerinin analizi
Kişisel eylem planı yapma ve ihtiyaç duyulan kaynakları temin etme
Eylem planının hayata geçirilmesi
Bireyin zamanını etkin ve verimli kullanabilmesi ancak bu aşamaları bilinçli bir şekilde kat etmesiyle mümkündür. Kişi aşamalar sonunda eylem planını her ne kadar hayata geçirmek istese de bazen başarılı olamayabilir. Bunun temelinde ise zaman tuzakları yatmaktadır. Her kişi için zaman tuzakları aynı olmayabilir. Kişilik özellikleri zaman tuzaklarının bireysel farklılıklar göstermesine neden olmaktadır. Birey bu zaman tuzaklarını ortadan kaldıracak teknikler geliştirmelidir. Yöneticilerin veya herhangi bir insanın zamanlarını yönetme konusunda bazı ilkelere uyması gerekir.
Bu ilkeler:
Gereksiz duraklamaları engellemek
Kişi; duygu, düşünce ve davranışlarıyla yaptığı işe yönelmişse, kapasitesinin azamisinden yararlanır, yaptığı iş verimli ve kaliteli olur. İş kesintiye uğrarsa, dikkati dağılır ve zihnin tekrar toplanması zaman alır.
Kolay ve zor işlerin ard arda düzenlenmesi
Kolay ve zor işler art arda düzenlemelidir. Zor işlerin hepsinin bir araya toplanması, insanın kısa zamanda yorulmasına neden olur. Zor işler kolay işlerle kesildiğinde, insana dinlenme fırsatı sağlar; ancak sürekli kolay işleri yapmak da insanın dikkatinin dağılmasına ve rutinliğe neden olur.
İşe zor kısımlardan başlamak
Zor işlere daha çok işin başlarında yer verilmesi, kolay işlerin sona bırakılması daha uygun olur. Zor işler daha fazla dikkat gerektirir. İnsanlar yorulduğu zaman dikkatleri dağıldığından zor işler sona kaldığında, daha çok hata yapılır. Ayrıca kişi zor ve sevilmeyen kısımları bir an önce bitirip, kolay ve sevilen kısımlara başlayabilme olanağı elde eder.
İşi bölümlere ayırma
İş planını yaparken, işi kendi içinde bütünlük taşıyan bölümlere ayırmak, zaman yönetimi bakımından yararlı olur. Bunun yapılmaması durumunda iş çok uzun gibi görünür; bu da insana sıkıntı verir. Bölündüğü zaman ise, hepsi kendi başına tamamlanması gereken işler olarak görünür. Tek tek bitirilmesi daha kısa zaman aldığından, insan daha istekle çalışır.
Tek bir iş üzerinde odaklanmak
Telefona cevap veren, mektupları imzalayan ve aynı anda sizinle konuşmayı sürdürmeye çalışan bir kişi ile karşılaştınız mı? Oldu ise, bunun her ikiniz için de nasıl bir zaman kaybı olduğunu biliyorsunuz demektir. İşte bunun için, bir anda bir tek iş üzerinde durmak, yapılan iş birkaç dakikalık olsa bile önemlidir.
Zamanı yönetebilmek, öncelikleri belirlemek anlamına geliyor. Zaman yönetim matrisi kullanmak bu amacı hayata geçirmeyi kolaylaştırır.
Başarılı Kişisel Zaman Yönetimi İçin 20 Adım
- Amaçlarınızı netleştirin, onları yazın ve önceliklerinizi belirleyin. Yaşamınızda gerçekten ne olmak istediğinizden emin olun ve hedeflerinizin peşinden koşun.
- Faaliyetlerin üzerine değil, amaçlarınızın üzerine odaklanın. Sürece değil, sonuçlara bakın. Amaçlarınız sizi geleceğe hazırlayan en büyük yardımcılarınızdır.
- Her gün için sizin için önemli en az bir amaç belirleyin ve o gün ona mutlaka ulaşmaya çalışın.
- Zamanınızı nasıl kullandığınıza ilişkin kayıt tutun ve zaman tuzaklarınızın neler olduğunu ve onları yaşamınızdan nasıl çıkaracağınızı kararlaştırın ve gereğini yapın.
- Amaçlarınız bakımından yapacağınız şeyleri analiz edin. Onu ne zaman yapacağınızı, nasıl yapacağınız ve niçin yapacağınızı sorgulayın. Eğer onu yapmasanız bunun sizi nasıl etkileyeceğini sorun. Eğer cevap “hiçbir şekilde etkilemez” şeklinde ise onu yapmaktan vazgeçin. Zamanınızı öldürmeyin.
- Her hafta en az bir zaman tuzağınızı hayatınızdan atın. Bir yılda 52 zaman tuzağından kurtulmuş olursunuz.
- Zamanınızı planlayın. Her hafta için bir yazılı zaman planınız olsun. Kendi kendinize Hafta sonuna kadar amacınıza ulaşıp ulaşamayacağınızı ve ulaşmak için ne yapmanız gerektiğini sorun.
- Her gün yapacaklarınızın listesini çıkarın. Listenin günlük amaçlarınıza ve önceliklerinize cevap verdiğinden emin olun. Liste rasgele hazırlanmış bir liste olmamalıdır.
- Her gün o gün yapacağınız en önemli işlerin neler olduğuna ilişkin bir zaman çizelgesi hazırlayın. Liste, kesintileri ve plan dışı gelişmeleri karşılayacak bir liste olmalıdır.
- Hazırladığınız zaman çizelgesi, gününüzün ilk saatlerinin sizin en verimli zamanlar olduğunu dikkate alan bir çizelge olmalıdır.
- Her iş için bir zaman sınırı koyun ve ona uymaya çalışın. Zaman sınırı koyarken bir işin kendisine ayrılan zamanda tamamlandığı gerçeğini göz ardı etmeyin.
- İşi ilk defada doğru yapın. Bunun için yeterli zaman ayırın. Aksi halde yanlışları düzeltmek için harcayacağınız her zaman, israf edilmiş bir zaman olacaktır.
- Krizleri yaşamınızdan uzaklaştırın. Proaktif bir yaklaşımla “krizsiz bir yönetim için kriz yönetimi yaklaşımı”nı benimseyin.
- Kendinizi dinleyeceğiniz sessiz zamanlar ayırın. İşinizi engelleyen kesintileri ortadan kaldırın.
15.Başladığınız işi bitirme alışkanlığı edinin. Bir işten diğerine atlamayın. Yoksa arkanızda bitirilmemiş işler dizini kalır.
- Erteleme alışkanlığınız varsa ondan mutlaka kurtulun. Şimdi onu nasıl başaracağınızı öğreniyorsunuz.
- Daha iyi zaman yönetimini günlük alışkanlık haline getirin. Bunun için amaçlar belirleyin, önceliklerinizi netleştirin, plan ve programınızı hazırlayın. Bunlar etkin zaman yönetimi için yapacağınız ilk işlerdir.
- Daha önemli işlere zaman harcarken, daha az önemli işlerin zamanınızı almasına izin vermeyin.
- Sizin için neyin önemli ve anlamlı olduğunu araştırın ve kendi zaman anlayışınızı geliştirin.
- Kendiniz için zaman ayırın.
Şurası bir gerçek ki kendini yönetemeyen başkalarını asla yönetemez. Başarılı bir yönetici ya da çalışan olmanın temelinde iyi bir zaman yöneticisi olmak var. Zamanı yönetmek ise bir özyönetim meselesidir.
KAYNAKÇA:
Atkinson, Jacqualine; Zamanı Yönetme Sanatı, Çev. Cem S. İslam, Nehir Yayınları, İstanbul, 1997
Halil Can; “Yönetim Bilimi ve Tarihçesi”, Yönetim ve Organizasyon, (Derleyen Salih Güney), Nobel Yayın Dağıtım, Ankara, 2001.
Smith, Jane; Dahi İyi Nasıl Zaman Yönetimi, Çev. Ali Çimen, Timaş Yayınları, İstanbul, 1998.
Tutari Hasan, Zaman Yönetimi, Seçkin Yayınları, İşletme ve Finans No:103, Ankara 2015.