Yrd.Doç.Dr. İbrahim İ. ÖZTAHTALI
Türkün Holding Eğitim Danışmanı
İnsanlar, birlikten kuvvet doğduğunu keşfettiğinde, yaşadıkları dünyayı da değiştirmeye başlamışlardır. Çünkü tek tek sahip oldukları gücü, yine tek tek kullandıklarında başaramadıkları bir çok işi, güçlerini birleştirerek hareket ettiklerinde başarmışlardır. Üstelik bir araya geldiklerinde, tek tek güçlerinin toplamından daha fazla güç elde etmişlerdir. Sinerji bu artı enerjiyle de açıklana bilir.
Sanayi devrimiyle birlikte makineleşen dünyada insanın yerini mekanik yapılar aldı. Hızla değişen ve gelişen yaşamımızda insanlar yalnızlaşmaya ve birlikte ürettikleri enerjiyi yani sinerjiyi kaybetmeye başladı. Uzunca bir süre insanların bireysel bilgi, beceri ve yetkinlikleri her şeyin üstünde tutulmuş olsa da son yıllarda bireysel enerjinin, birlik enerjisinde daha üstün olamayacağı düşüncesi yaygınlaşmaya başlamıştır. İnsan bilimciler bireyi tanımlayabiliyor, sınırlarını ve kapasitelerini belirleyebiliyorlar. Ve elde edilebilecek Bireysel Enerjiyi de hesaplayabiliyorlar. Fakat söz konusu “Birlik Enerjisi” olduğunda durum değişiyor. Birlik enerjisinde bir araya gelen bireysel enerjiler birbirlerini tetikleyerek çok daha büyük enerjilerin ortaya çıkmasını sağlayabiliyor. “Ekip Çalışması”, Birlik enerjisinin üreticisidir.
EKİBİ NE ETKİLER ?
Geçtiğimiz yüzyılın başlarında sanayileşme ve makineler gelişmişlikte her şeyin üstünde tutuluyordu. Uygar dünyanın tanımında ilk sıradaydılar. Sanayi ekonominin en önemli çarkları arasındaydı. Çarklar süratle döndükçe toplumun maddi olanakları artıyor, beraberinde bolluk, rahatlık ve daha fazla kazanma hırsı gelişiyordu. Bu hırsın tehlikeli sonuçlara neden olacağı anlaşılmaya başlandığında üzerinde yaşadığımız dünya “insan” büyük yaralar aldı. Neyse ki “Zararın neresinden dönülürse kârdır” der atalar; artık sanayileşmenin yanında değer kazanan kavramlar: Bilgi, zaman ve insan oldu.
Birlikte çalışabilmek elbette bazı kaçınılmaz ön şartları da beraberinde getiriyor. Ekip olabilmek kolay karar verilen ama zor sonuçlanan bir süreçtir. Bir yapbozun parçaları gibi birbirinden farklı fakat birbirlerini tamamlayan bir bütündür ekip. Birçok kaynakta yüksek performanslı iş becerisinin temelinde uyumlu ve kalitesi yüksek bir birlikte çalışma becerisi gerektiği üzerinde durulur. Bu birlikte çalışma becerisini etkileyen unsurlar: Birey, Ekip ve Yönetimdir.
BİREY
Ekip çalışmasında ekip üyesinin kalitesi çok önemli. Yüksek performanslı işlerin gerçekleşmesinde bir yapbozun parçaları gibi her bireyin bütün içinde önemli bir yeri var. Her ekip çalışanı, bir boşluğu dolduruyor. “Her ekip üyesi, ekibin en önemli üyesidir.” Bir zincirin sağlamlığı, zincirin en zayıf halkası kadardır. Ekip üyesinin kalitesinde iki önemli kavram var: Bireysel Yetkinlik, Duygusal Yetkinlik
Bireysel Yetkinlik: Bilgiye sahip olmak ve bu bilgiyi teknik beceriye dönüştürebilmek bireysel kalitenin etkenlerinden biridir.
Duygusal Yetkinlik: Her ne kadar başarının temelinde Bireysel Yetkinlik önemli bir yer tutsa da son yirmi yıldır gelişmiş ülkelerde bireysel çalışmanın yerini ekip çalışmasının almasıyla yeni bir kavram daha ölçütler arasına girdi. Duygusal Yetkinlik… Bireyin hayata bakışı, insani ilişkilerinde iletişim becerilerini kullanma düzeyi ve insanı temel alan bir dünya görüşüyle hümanist bir yaklaşımı ifade edebiliriz duygusal yetkinlik için. Ekibin yüksek performanslı işler yapabilmesi, birlikte çalışabilme becerisini geliştirebilmesi ve birlik enerjisini üretebilmesi için tek tek sahip oldukları duygusal yetkinliklerinin önemi büyüktür. Daha sonra ele alacağımız Ortak değerler sistemi, güven, iletişim gibi kavramların ekip içine yerleşmesi duygusal yetkinlikle doğru orantılıdır.
EKİP ÇALIŞMASININ BAŞARIYA ULAŞABİLMESİ İÇİN
Ekip üyeleri, ekip etkinliklerine aktif olarak katılmalı ve destek vermeli,
Ekip üyeleri diğerler ekip üyelerinin duygu ve ihtiyaçlarını anladığını gösteren geribildirimlerde bulunmalı ve bunu hissettirmeli
Ekip üyelerinin kendi davranışlarının diğer üyeler üzerindeki etkilerinin farkında olmalıdır.
EKİP
Ekip olmak, herkesin kazanması demektir. Her şeyden önce ekibin işletmenin kurumsal hedeflerini gerçekleştirebilecek bir birlik ve bütünlüğü ifade etmesi gerekir. Yani ekibin bir ruha sahip olması gerekir ki “Ekip ruhu, strese karşı direnç, kendi çıkarını düşünmeme, organizasyon, iletişim, güven, motivasyon, bilgelik, geniş vizyon ve alçak gönüllülüktür…”
Ekibin kendi içinde oluşturduğu norm ve değerler, bireysel çıkarların yerine kurumsal çıkarları ve ortak hedefleri belirler. Ekip içinde bireysel çıkarlar ön plana çıkmaya başladığında, ekip kurumsal çıkarlardan uzaklaşılmaya başlar. Bu da birilerinin kazanmaya çalışırken kurumun ve birçok kişinin kaybetmesi demektir.
Organize olmak birlikte çalışma becerisinin ön koşuludur. İyi organize olamayan bir ekipte işlerin arapsaçına dönmesi kaçınılmazdır. Yapılmak istenen en küçük işlerde bile aksaklıklar yaşanmaya ve ekip içinde huzursuzluk ve güven problemleri ortaya çıkmaya başlar.
Sadece bireysel ilişkilerimizde değil, işyerinde ekip içi ilişkilerde de işlek bir iletişim becerisine ihtiyacımız var. Ekip üyelerinin düşünce ve duygularını rahat ve açık bir şekilde ifade edebilmesi, her birinin diğerini kolayca anlayabilmesi ekip başarısı için önemlidir.
“Ekip çalışması herkesin birbirinin ipiyle kuyuya inebilmesi demektir.” Bir başka ifadeyle ekip çalışması sağlam bir güven ortamı gerektirir.
Başarıya ulaşmada ekibin sahip olması gereken iki önemli kavram: Ortak İnanç, Birlikçe çalışma Becerisi
Bir Gruba Ne zaman Ekip Deriz?
Bir çok konuşmada sık sık duyduğumuz bir kelime “ekip”. Bu ifade genellikle birlikte bir şeyler yapmak için bir araya gelen insanlar için kullanılır. Günlük dilde “siz iyi bir ekip oldunuz.”, “Ekibe seni de dahil edelim.”, “Ekip bunlar.” gibi ifadeler kullanılır. Fakat bir araya gelen her gruba ekip demek, “ekip” kavramına haksızlık olur çünkü ekip bunların çok ötesinde bir şeydir. Ekip kavramı genellikle çalışma ortamında kullanılan ve kurulmaya çalışılan bir çalışma sistemidir. Ancak sadece işyerine özgü bir kavram değildir. Bir aile de ekip olabilir, bir dolandırıcılık şebekesi de ekip olabilir.
Uzmanlar bir insan grubuna ekip denilebilmesi için belirli şartların yerine gelmesi gerektiğine dikkat çekiyorlar. Bu durumda:
Ortak bir amacı olan ve ortak hedefler için çalışan;
Üyelerin kişisel başarısı diğer üyelere bağlı olan;
Üzerinde anlaşma sağlanmış ortak bir inanç ve değerler sistemine sahip olan;
Üyelerin bilgi ve becerilerinin birbirini tamamladığı
“Ekip, farklı iş tanımları olan insanların toplamı değildir; ekip her biri diğerlerinin rolünü kavramış bir bireyler topluluğudur.”
YÖNETİM
Yönetim sadece koşulları oluşturmak ve iyileştirmekle yükümlü değildir, aynı zamanda ekibi sarıp sarmalayan ve yönetimin de ekibin bir parçası olduğu gerçeğini ekip üyelerine her fırsatta hissettiren bir yapıda olması gerekir. İyi bir yönetimin bunu hissettirmesinin iki yolu vardır: Ortak İnanç Konusunda Örnek Olmak, Adaletli Bir Performans Değerlendirme Sistemi
Ortak İnanç Konusunda Örnek olmak:
Yönetim, ekibin verimli çalışabilmesi için üretilen ortak inanç ve değerlere sahip çıkar, taviz vermez ve ekip üyelerine örnek olur. Böylece ekibin yönetime karşı güven duygusu artar. Yönetim, bu ortak inanç ve değerlerin yaralanmasına ve suiistimaline, yapbozda bir boşluk oluşmasına izin vermez.
Adaletli bir Performans değerlendirme Sistemi:
Ödüllendirmek güzeldir. Fakat bu ödüllendirmenin adil olması şarttır. Söz konusu olan bireysel başarı değildir. Öyleyse ödüllendirmenin de bireysel olması ekibin çalışma isteğini köreltir. Ekip içerisinde huzursuzluk ve çekişmeler baş gösterir. Unutmamak gerekir ki “Başarı ekibin, başarısızlıklar bireyindir.” Yönetimin geliştirdiği adil bir performans değerlendirme sistemiyle yapılan tespitler sonucunda verimsizliğe neden olan etkenler iyileştirilirken, başarılar ekibin ödüllendirilmesiyle arttırılabilir. “Ekip kalitesinin yükselmesi, ortak inanç ve değerler sisteminin varlığıyla bir ekip olarak uyumlu çalışma becerisini geliştirmeye bağlıdır.”
J.M. Atkinson der ki: “Başarı, Ben’le Değil, Biz’le Olur; Çünkü Pekçok Aklın ve Elin Ürünüdür.”
İşyeri yönetimleri ekiplerin başarısında önemli bir rol oynar. İşyeri yönetimleri ekiplerin sadece başarılı olmasına değil, aynı zamanda başarısızlığına da etkide bulunur. Peki nasıl?
Sadece başkaları şirketlerinde ve kurumlarında ekip kuruyor diye ekipler kurarak yani işlevsiz sadece kağıt üzerinde, göstermelik ekipler oluşturarak.
Ekiplerin iş üretmelerinden ziyade, ekipleri bürokratik şirket veya kurum yapısını yukarıdan aşağıya kontrol etmenin bir aracı olarak görerek.
EKİP ÇALIŞMASININ TEMEL TAŞLARI
Ekip çalışmasının yüksek performans gerektiren işlerde başarıya ulaşabilmesi için ekipte oluşturulması gereken temel taşlar:
GÜVEN OLUŞTURMAK
AÇIKLIK, DÜRÜSTLÜKLE HAREKET ETMEK
KATILIM SAĞLAMAK VE İŞBİRLİĞİ YAPMAK
Ekibe iş gördürebilmek, ekibin yüksek verimlilikle çalışmasını sağlayabilmek ancak bu kavramların tesisiyle mümkündür.
GÜVEN OLUŞTURMAK
Hayatın hangi alanına bakarsanız bakın güven oluşturulmamış ilişkinin sürdürülemez olduğunu görürsünüz. Bu sadece insanlar için değil bütün canlılar için geçerlidir. Aynı durum iş hayatımız için de geçerlidir. Ekip çalışmasının en can alıcı noktası güven duygusunun bütün ekip üyeleri için oluşmuş olmasıdır.
Ekip üyeleri birbirlerine koşulsuz güvenmek zorundadır. Büyük başarılar ancak bu duygunun oluşturulabildiği ekiplerde mümkündür. Güven duygusu en üst düzeyde dikkat gerektiriyor. Oluşturulması yıllar alırken kaybedilmesi saniyeler sürebiliyor. Söylemesi kolay, oluşturulması ve sürdürülmesi çok zor bir kavram Güven.
Aslına bakarsanız başkalarına güven duymanın altında, insanın kendine güven duygusu yatar. Kendine güvenemeyen başkalarına güven duygusu besleyemez.
Güven iletişim kanallarını açık tutar, karar vermeyi ve çözüm üretmeyi kolaylaştırarak ekip başarısını yükseltir.
AÇIKLIK ve DÜRÜSTLÜKLE HAREKET ETMEK
Bir şirketin kurumsal hedeflerine ulaşabilmesi için yöneticisinden işçisine iş ahlakını açıklık ve dürüstlük üzerine kurmalıdır. Ekip içerisinde son derece sağlam tesis edilmiş ortak inanç ve değerler sistemi içinde olması gereken bu kavramlar, ekip içinde yüksek bir güven duygusu da oluşturur. Ekip içinde açık ve dürüst olmak bazen kırgınlıklara da sebep olabilir. Bunu ancak farkındalıkla yok edebiliriz. Ekip üyeleri söyleyeceklerinin diğer ekip üyelerini nasıl etkileyeceğini iyi hesap etmelidir. Bu açıklık ve dürüstlüğün seslendirilmesinde doğru zaman, doğru mekan ve doğru üslup yöntemini göz ardı etmemek gerekir. Aksi halde bunun adı açıklık değil “PATAVATSIZLIK” olur. Bu durum huzursuzluk ve çatışma kaynağı olabilir. Ayrıca açıklık ve dürüstlük konusunda tutarlı davranmak da gerekir.
KATILIM SAĞLAMAK ve İŞBİRLİĞİ YAPMAK
Ekip çalışmasında işbirliğinin nasıl ve ne kadar gerçekleşeceği, ekip içinde oluşturulan güven, açıklık ve dürüstlük anlayışına bağlıdır. İşbirliği, ekip üyelerinin problem çözme süreçlerinde aktif olarak yer aldığı bir kavramdır. İşbirliği yapılmasıyla farklı bilgiler bir araya getirilir ve alternatif çözümler oluşturarak Birlik Enerjisi oluşturulur. Katılım sağlamadığınız bir süreçte işbirliği yapma şansınız yoktur.
EKİP GELİŞİMİNİN AŞAMALARI
Henry FORD: “Bir araya gelmek bir başlangıçtır, birlikte durmak ise bir gelişmedir ama esas olan birlikte çalışabilme becerisidir.” demektedir. Ekip olarak bir araya gelen insanların birlikte çalışma becerileri kazanması ve ortak inanç ve değerler üzerinden olgunlaşması gerekmektedir. Ekip çalışmasının yüksek performans gerektiren işlerde başarıya ulaşabilmesi için olgunlaşması gerekir. Olgunlaşma süreci ise uzun ve zorlu bir yoldur. Bu yolda aşılması gereken aşamalar vardır.
Oluşma Aşaması
Ekibin oluşturulması sürecidir. Ekip üyeleriz “Biz kimiz?” sorusunun cevabını bulmaya çalışırlar.
Boğuşma Aşaması
Bu aşamada “ben” kavramı ortaya çıkar. Ekip üyeleri ekibin sınırlarıyla kendi sınırlarını karşılaştırır.
Buluşma Aşaması
Eğer ekipler “Boğuşma” aşamasını atlatabildiyseler ki birçok ekip ikinci aşamayı geçemez, bu aşamada ekip içindeki normlar oluşturulmuştur. Ekip içinde artık “biz” algısı oluşmuştur. Ekip üyelerinin açık iş rolleri belirlenmiştir. Etkili iletişim yolları kullanılarak ekip üyeleri birbirlerini tanırlar.
Ulaşma Aşaması
Bu son aşamada artık her şey dinginleşmiş ve profesyonelleşmiştir. Ekip iletişim, sorun çözme, kurumsal hedef ve amaçlara ulaşılması konusunda beceri kazanmışlardır. Yüksek performans gerektiren hedeflere yönelmeye artık hazırdır.
Dev Kaliforniya çamları, dünyadaki en büyük ve en uzun ağaçlardır. Aralarında boyu 100 metreye varan ve yaşı 2500’e ulaşanlar bulunmaktadır. Peki bu ağaçların bu kadar uzun yaşamasının nedeni köklerinin çok derinlere inmesi değil, fırtınalarda dallarıyla birbirlerine destek olmalarıdır.
Ekip Çalışamasına Uygun olmayanların Tipik Öellikleri:
Hep olaylara kötü tarafından bakarlar. Güçlüklere ve problemlere yönelirler.
İşin olumlu sonuçlanamayacağını göstermeye çalışır.
Ekip üyelerinin öne sürdüğü fikirlerde boşluklar arayarak olumsuzlaştırmaya çalışırlar.
Verimsiz dinlerler. Ekip üyelerinin öngörülerinde tartışacak yönler bulmaya çalışırlar.
Her yönleriyle olumsuz bir vücut dili kullanırlar.
İnsanları ve onların düşüncelerini ciddiye almazlar.
Uzlaşıp çözüm bulmaktansa haklı çıkmaya çalışırlar.
Onların gözünde sorunların çözümlenmesi mümkün değildir.
Söze genellikle “fakat” kelimesiyle başlayarak işleri zorlaştırmaya çalışırlar.
İnsanların açıklarını yakalamayı ve onları mahcup etmeyi beceri sayar.
Elip Çalışmasına Uygun Olanların Tipik Özellikleri:
İyimser bakış açılarıyla çözüme ve sonuca odaklanırlar.
Esas olan insanlara nasıl bir faydaları olacağıdır.
Bardağın dolu tarafından bakarak fikirleri geliştirmeye çalışırlar.
Aktif bir dinleyicidirler.
Başkalarını hesaba katarlar ve fırsat verirler.
En iyisine ulaşmaya çalışırlar.
Zorluklar aşmak içindir.
“Anlıyorum” onların ilk kelimeleridir.
Karşısındakinin olumlu özelliklerini bulur ve ifade eder, iyilikleri bulmayı beceri sayarlar.
Başarılı Bir Ekip Üyesinin Özellikleri:
Ekip liderini destekler.
Ekip liderinin başarılı olması için yardımcı olur.
Bütün görüşlerin ele alınmasını sağlar.
Bütün görüşlerini belirtir; tartışmalarda katıldığı ve karşı olduğu noktaları açıklar.
Ekip çalışmalarında lideri tamamlar.
Açık, dürüst ve doğru bilgi verir.
Hem ekibi, hem de ekip liderini destekler, korur ve savunur.
Olumlu ve yapıcı bir biçimde davranır.
Uygun geri bildirimde bulunur.
Kişisel rolünü ve ekip içindeki işlevini kavrar.
Ekibe sorunları ifade eder.
Ekibin aldığı kararlara sahip çıkar.
Kendisi dahil bütün ekip üyelerini bir ekip lideri gibi görür.
Ekip çalışmalarına gönüllü katılır.
Sırları korur.
Örgüte, ekip liderine ve ekibe sadıktır.
Eleştiriye bir öğrenme fırsatı olarak bakar.
Sorunları dile getirirken çözüm önerilerini ve seçenekleri de ifade eder.
BİRLİKTE ÇALIŞMA BECERİSİ
Bir ekibin birlikte çalışma becerisini gerçekleştirebilmesi ancak ikinci aşamadan sonra yani “Buluşma” aşamasında kendini göstermeye başlar. Geliştirilmesi gerekir. Ortak inanç ve değer sisteminin oluşturulmasıyla birlikte temeli atılan birlikte çalışma becerisi,
Ekip olarak karar verme,
Problem çözme becerisini ve hızını arttırma,
Uzlaşıp ortak paydada buluşma,
İleri düzey etkin bir iletişim becerisi kurgulama,
Verimli toplantılar planlama ve uygulama
becerileriyle geliştirilir. Böylece ekip çalışmasının başarıya ulaşması için ciddi bir alt yapı kurulmuş olur.
Bir Ekibi Başarısızlığa Sürükleyen Etkenler:
Ekip çalışmasının başarısını gölgeleyen pek çok etken vardır. Bu etkenlerin ortadan kaldırılması ya da olumsuz etkilerinden ekibin arındırılması ekip liderinin olduğu kadar ekip üyelerinin de görevidir. Bu etkenler arasında sıklıkla rastlananlar:
Çalışma ve amaçsal rotanın belirsiz olması
Güven eksikliği
Aylaklık ve sorumlulukların yerine getirilmemesi
Sonlandırılamayan giden iç çatışmalar
Dış destekten yoksunluk
Ekip üyelerinin becerileri düzeyleri arasında dengesizlik
Şirketin, liderin ve ekip üyelerinin kararlı, açık yürekli davranışları ve öğrenme istekleriyle bunların üstesinden gelmek mümkündür.
GÜÇLÜ BİR EKİP İÇİN KURUMSAL ETKENLER
Ekiplere açıkça tanımlanmış hedefler vermelidir.
Ekiplerden ne beklendiğine ilişkin tutarlı mesajlar vermelidir.
Bireysel performans kadar ekip performansını da ödüllendirecek bir sistem uygulamalıdır.
Ekiplere iyi yaptığı şeylerle ilgili geri bildirim vermelidir-zamanında, dürüst ve olumlu bir biçimde.
Bir ekibin çevresindeki insanları harekete geçirmeden önce bunun etkilerini hesaba katması gerekir.
En deneyimli ekibin yönetim kurulu ya da yöneticiler gibi iyi bir ekip çalışması örneği oluşturması sağlanmalıdır.
Ekiplere hedeflerine varmak için talep ettikleri makul kaynakları sağlamalıdır.
Ekip liderini desteklemelidir.
İyileştirme tepeden başlamalıdır. İyileştirmenin ne olduğunu bilmeyen üst yönetim alt grupları etkileyemez.