EĞİTİMLER | Verimsiz Toplantılar

İşletmelerin Zaman Hırsızı: Verimsiz Toplantılar...

Yrd. Doç. Dr.

İbrahim İ. ÖZTAHTALI

Türkün Holding Eğitim Danışmanı

Sosyal bir faaliyet olarak toplumsal yaşamın bir parçasıdır toplantılar. Örgütsel yönetimlerde iş toplantıları, içtimai hayatta cemiyetler insanları bir araya getiriyor. Bu toplanmaların tamamının ortak bir paydası var: amaç... Bütün toplantılar bir amaç doğrultusunda planlanmaktadır; bazen bilgi alışverişi bazen işle ilgili ya da ailevî bir problemin çözümü, bazen de karar verilmesi gereken bir konuda bir araya geliyoruz. İnsan, toplantılara ihtiyaç duyar. Yani toplantı bir ihtiyaç üzerine planlanır. Belli sonuçlara ulaşmak için iki veya daha fazla insan arasındaki bilgi, görüş ve fikir alışverişine toplantı diyoruz. “Niçin toplantı yapıyoruz?” sorusuna birçok cevap bulmak mümkündür. Bunlar arasında öne çıkanlar şunlar:

İletişimi Sağlamak İçin... 

Her toplantının bir amacı var. Türkün Holding gibi entegre bir işletmede fabrikalar ve birimler arası koordinasyonun sağlıklı bir şekilde sürdürülebilmesi için iyi yapılandırılmış bir iletişim ağına ve bu ağı etkin bir şekilde kullanabilecek beceriye sahip çalışanlara ihtiyaç vardır. İletişimin ise en sağlıklı olanı yüz yüze gerçekleşenidir. İşletmede bunu yapmanın yollarında biri de toplantılardır. Bu toplantılarda işletmeye yeni katılmış kişiler eski çalışanlarla tanışır, kaynaşır, çalışma arkadaşlarını tanır ve iletişim kurarlar. 

Motivasyonu Yükseltmek İçin... 

İşletmelerin üretim gücü ve kalitesinin gizli etkenidir motivasyon. Çalışanlar kendilerini iyi hissettiklerinde, iç enerjileri yüksek olduğunda hem yaptıkları işe daha kolay odaklanırlar hem de işlerini zevkle yaparlar. Bu da doğrudan iş verimine ve kaliteye yansır. İşletmelerde zaman zaman motivasyon toplantıları yapılarak çalışanların işletmeye aidiyet duyguları arttırılır. Bir yemek ya da gezi organizasyonu, duygu paylaşımı toplantıları bunlar arasında yer alabilir. 

Bilgi alışverişinde Bulunmak İçin... 

Toplantı katılımcıları ya da yöneticisi önceden belirlenmiş günden çerçevesinde açıklamalar yaparak katılımcıları bilgilendirir. Son altı ayın satış grafikleri konusunda yapılan toplantılarda altı aylık bilanço ile ilgili bilgi veren toplantı başkanı, katılımcılara gerekli bilgileri verdikten sonra konuyla ilgili görüşleri dinler. Karşılıklı bilgi paylaşımı esastır. 

Karar Almak İçin... 

İşletmelerin gelecek planları yapması şarttır. Bu planlar geçmiş ve mevcut durum değerlendirilerek yapılır ve karar vermek gerekir. Toplantılar bazen karar almak ve uygulatmak için yapılır.

 Sorun Çözmek... 

Bir sorunu çözmek, önce sorunu tespit etmek ve onu kabullenmekle başlar. Sadece sorunla ilişkili kişilerin katıldığı toplantılarda sorunu çözmeye odaklanmak esastır. 

Değişiklikleri Duyurmak İçin... 

Zaman hızla akıyor, işletmeler için değişim kaçınılmaz oluyor. Daha inovatif, daha ucuz ve daha kaliteli üretim yapmak işletmemizin ideali. Zaman zaman bu değişim ve değişiklikleri çalışanlarımıza duyurduğumuz toplantılar yapıyoruz.

İkna Etmek İçin... 

Bazen insanları bir konuda kendimiz gibi düşündürmek, işletmenin yararına olacağını düşündüğümüz bir değişim konusunda ikna etmemiz gerekebilir. Toplantılar verimsiz ve çok sık olmadığı takdirde çalışanların motivasyonlarını arttırır, kuruma aidiyet duygusunu güçlendirir. Bunun tersini de düşünmek doğru olur. Kurumda hiç toplantı yapılmıyorsa bu durum da çalışanların kuruma bağlılığını olumsuz etkiler.

Toplantı Yapmanın İşlevi ve Kriterleri İdari mevkide daha yükseklere tırmandıkça katıldığınız toplantılar da o ölçüde artar.

Her akla geldiğinde toplantı yapılır mı? Elbette hayır! Toplantı ihtiyaca binaen programlanır. Ve şu durumlarda toplantı yapılır: 

• Hata yapma maliyetinin ve riskinin yüksek olduğu 

• Bilginin zayıf olduğu 

• Belirsizlik riskinin yüksek olduğu 

• Çok sayıda seçenek olup çok azının tespit edilebildiği 

• Aynı konuda farklı görüşe ihtiyaç olduğu 

• Sinerjiye ihtiyaç duyulduğu 

• Motivasyonun azaldığı 

• Pek çok kişiye aynı anda bilgi aktarılması gerektiği durumlarda toplantı yapılır. 

Toplantı ne zaman yapılmaz?

 Eğer; 

• Konu bire bir görüşmeyle ele alınmayı gerektiriyorsa 

• Tartışmanın sonuç vermeyeceği düşünülüyorsa 

• Hazırlık yapmaya zaman yoksa 

• Başka bir iletişim yöntemi (not, e-posta, telefon) daha yararlı olacaksa 

• Mesele zaten karara bağlanmışsa

 • Konu herkesin zamanını almaya değecek kadar önemli değilse 

• Kim ne söylerse söylesin sonuçta liderin dediği kabul edilecekse toplantıya gerek yoktur. Her toplantının bir amacının olduğunu vurgulamıştık. İşletmelerde toplantıların işlevini şöyle sıralayabiliriz: 

• Toplantı bir grubu, birimi, tanımlayan en kolay yoldur. 

• Bir toplantı bilgi ve deneyimlerin paylaşıldığı yerdir.

 • Toplantılar kişiyi motive eder. 

• Toplantı kararları grubun kararıdır.

 • Toplantılar statü çekişmesinin ortaya çıktığı yerdir. 

• Toplantı, yönetimin eşgüdüm (haberleşme, koordinasyon) kaynağıdır. 

• Toplantılar personeli yönetim etrafında birleştirir ve bütünleştirir.

 • Her toplantı yöneticiliğin ve liderliğin tezahür ettiği küçük bir yönetim merkezidir. Toplantıyı sorunsuz tamamlamak ciddi bir iş, önemli bir beceridir. Toplantı yapmak gerçekten zordur. Bir toplantıda karşılaşılabilecek sorunlar şunlardır.

Net olmayan rol ve sorumluluklar:

Toplantının organizasyonu ve icrası sırasında katılımcıların toplantıdaki rolü ve sorumluluğu tanımlanmamışsa istenilen sonuçlara ulaşmak oldukça güçtür. Katılımcıların hazırlıklarının yetersizliği dikkat çeker. 

Kişilerle baş etme sorunu: Toplantı sırasında katılımcılar arasında uyumsuzlara ve uyumsuzluklara rastlarız. Bu durum toplantı atmosferinin bozulmasına ve toplantı motivasyonunun düşmesine neden olabilir. Ya da gereğinden çok konuşan, konuyu dağıtan katılımcılarla karşılaşabiliriz. Bunlarla baş etmek ve bunlara fırsat vermemek elbette iyi bir toplantı yönetimi, güçlü bir toplantı yöneticisi ile mümkün olabilir. 

Kayıt alma sorunu: Toplantılarda önemli sorunlardan biri de sekretarya hizmetleridir. Toplantıda konuşulan konular ve önerilerin kayıt altına alınmaması ve sonunda da katılımcılara bir raporla ulaştırılmaması havanda su dövmeye benzer. Yapılan ve zaman harcanan toplantıda sonuca ulaşmak ve toplantıyı belgelemek çok önemlidir. Bu kayıtlar daha sonraki toplantılara ışık tutar. 

Sorunu göz ardı etme: Toplantı sırasında amaçtan sapma, toplanma amacının dışında küçük ayrıntılar üzerinde zaman harcama ve toplantının başarısını olumsuz etkileyecek sorunları görmezden gelme, verimsiz bir toplantı anlamına geliyor. 

Statü kavgası: Sivrilmeye çalışmak, kendi borusunu öttürmeye çalışmak toplantı katılımcıları yönetici düzeyindeyse karşılaşılabilecek bir durumdur. İş yine toplantı başkanına düşüyor. 

Kişilik çatışması: Birçok kez toplantı icrasında farklı kişilik yapısına sahip insanların konuşulan konulara farklı açılardan baktığına ve bir çatışma ortamının oluştuğuna şahit olmuşuzdur. Bunun önüne geç- menin tek yolu saygılı ve hoşgörülü bir toplantı atmosferi oluşturmaktır. Olabildiği kadar konuları kişiselleştirmekten kaçınmak gerekir. 

Genel olumsuz hava: Moral bozukluğu, motivasyon eksikliği ve bazen de korkular toplantı atmosferini ve icrasını olumsuz etkiler. İyi gitmeyen işler, kazalar toplantının enerjisini düşürür. 

İletişim sorunu: Verimli bir toplantının sonunda katılımcılar birbirlerini gayet iyi anlamış ve anlaşmış olarak ayrılırlar. Katılımcılar arasında bazen kişilik bazen de bilgi ve belge eksikliği nedeniyle iletişim problemleri ortaya çıkabilir. Toplantıda olmazsa olmaz, katılımcıların birbirlerini dinlemeye ve anlamaya niyetli olmalarıdır. Dinlemek sırası geldiğinde konuşmak çok önemlidir. 

Toplantı yeri: Her konuda olduğu gibi mekân toplantılarda da çok önemlidir. Ulaşılabilir, fizikî koşulları katılımcıları rahat ettirebilecek nitelikte, zamanlaması doğru bir toplantı başarıya ulaşmak için önemlidir. Havalandırma, ısıtma-soğutma, ışıklandırma, ikram ve oturma mekânları toplantının konforunu etkiler. 

Toplantıyı önemsemek önemlidir... 

Daha öncede dile getirdiğimiz gibi sık ve verimsiz toplantılar bir süre sonra katılımcı sayısının düşmesine ve toplantının değer yitirmesine neden olur. Bu değer yitimi toplantıyı önemsemediğimizde de kendini gösterir.

• Toplantının fazla önemli olmadığı düşünülerek oraya konuyla ilgisi olmayan bir vekil göndermek

• Zaman kaybı olduğunu düşünerek toplantıya katılmamak

• Toplantıdan önce yapılması gerekenleri yapmamış olmak

• Toplantı sırasında cep telefonuyla konuşmalar yapmak

• Toplantıya gerekli bilgi ve notları getirmemiş olmak

• Toplantıya gelenlerin yanlış kişiler olması

Toplantının önemsenmediğinin göstergeleri olarak kabul edilebilir.

Toplantıdan ne bekliyoruz?

Bir toplantıya davet edildiğimizde doğal olarak katkılarımız ve beklentilerimiz gündeme gelir. Peki verimli bir toplantı olabilmesi için beklentilerimiz nelerdir?

• Toplantıdan beklentilerin net bir şekilde açıklanması

• Toplantı zamanının denetlenmesi

• Katılanların ihtiyaçlarına duyarlı katılımcılar

• Katılımcıların rahat edeceği toplantı iklimi

• Başkanın ve katılanların iyi hazırlık yapmaları

• Gerekli kişilerin katılımı

• Toplantının kesintiye uğramaması

• Tutanak tutularak kararın duyurulması

Verimli bir toplantının göstergeleridir.

Toplantı Çeşitleri

Belirli bir amaç için bir araya gelmeye toplantı dedik ama her toplantının amacı doğrultusunda ortaya çıkan bir organizasyon şeması var. Bu nedenle toplantı amacına göre toplantı çeşitlerini altıya ayırıyoruz:

Bilgi verici Toplantılar (Konferans tipi toplantı)

Bilgi verici toplantının amacı, personeli sürekli eğitmek, lider veya çalışanları sürekli bilgilendirmektir. Bu tür toplantılarda sorun çözmeye girişilmemeli, katılımcı sayısı da sınırlandırılmamalıdır.

Bilgi verici toplantılar şu durumlar için uygundur:

• Lider veya grup üyesi, bir konferansta ya da bilgi görgü gezisinde öğrendiklerini gruba aktarmada,

• Kurum dışından çağrılan bir danışman, grubu yeni gelişmelerden haberdar etmesinde,

• Lider bir üst yönetimde alınan karaları ve bu çerçevede oluşturulan hareket planlarını kendi grup üyelerine aktarılmasında.

Toplantı Sonunda;

• Bilgi verici toplantıların sonunda personele soru sorma fırsatı verilmeli,

• Konunun anlaşılıp anlaşılmadığı kontrol edilmeli,

• Tepkilerinin ne olduğu ölçülmelidir.

Sorun Çözücü Toplantılar

Bu tür toplantılar; İş yerinde görülen sorunların çözümü için ortak noktaları ve çözüm yollarını ortaya koymak amacıyla yapılır. Örneğin;

Uzun telefon görüşmelerini nasıl azaltabiliriz ?

Üretimde sürdürülebilir kaliteyi nasıl sağlarız ?

Personelin işe geç gelmesini nasıl önleyebiliriz ?

Motivasyonu nasıl sağlayabiliriz ?

Üretim kapasitesini arttırmak için neler yapılabilir ?

Gibi Sorun Çözme Toplantılarında; Sorun çözme toplantılarında herkesin görüşü önemlidir:

• Hiçbir görüş yargılanmaz, ayıplanmaz ve kınanmaz.

• Çözüm önerileri listelenir.

• Öneriler tek tek ele alınarak değerlendirilir.

• Bir konsensüs sağlanmaya çalışılır.

Bu tür toplantılarda herkesin bir sorun olduğunu kabul etmesi, bir çözüm bulunması gerektiğini düşünmesi ve çözümün birlikte alınacak kararlarla sağlanabileceğine inanması gerekir.

Değerlendirme ve Karar Verme (Kurul) Toplantısı

Saptanan sorunların ve bu sorunlara karşı üretilen çözümlerin değerlendirildiği toplantılardır. Tüzel - özel kişiliğe sahip kuruluşlarda yönetim veya yürütme kurullarının üyelerinden oluşur. Şirketle ilgili idari-mali- hukuki ve teknik konulara ilişkin karar almak amacıyla yapılır.

Koordinasyon toplantıları (Aynı Düzeyde yöneticiler katılır)

Aynı Düzeyde yöneticiler katılır. Toplantıya sunulan bilgiler değerlendirilir. Uyum ve işbirliği hedeflenir.

Komisyon toplantıları (uzman toplantıları)

Aynı Düzeyde bilgi ve beceriye sahip uzmanlar arasında yapılır. Bir konuyu incelemek ve karara bağlanmasını kolaylaştırmak amacıyla yapılır.

Verimli Bir Toplantı Nasıl Yapılandırılmalıdır?

Verimli bir toplantı her şeyden önce iyi planlanmış bir toplantıdır. Toplantı planlamasında Toplantı Öncesinde, Toplantı Sırasında, Toplantı Sonrasında yapılacaklar dikkatle gözden geçirilmelidir.

Toplantı Öncesi Yapılacaklar:

Toplantıya Hazırlık: Toplantının amacına uygun olarak gerekli bilgi ve belgelerin temin edilmesi önemlidir.

Gündem Oluşturma: Toplantı sırasında hangi konular üzerinde konuşulacağı maddeler halinde yer almalıdır. İyi bir gündem hazırlamak için:

Gündem Oluşturma: Toplantı sırasında hangi konular üzerinde konuşulacağı maddeler halinde yer almalıdır. İyi bir gündem hazırlamak için: Zihinsel enerji, dinç kafa gerektiren maddeler gündemin başında olmalı

• Toplantı üyeler arasında uyum ve birlik sağlayacak bir madde ile bitirilmeli

• Önemsiz maddelerin üzerinde çok zaman harcanmamalı

• Toplantı zamanı çok titizlikle belirlenmeli

• Katılımcılar gündem konusunda önceden bilgilendirilmeli

• Toplantıya sunulacak belge varsa bunlar mümkün olduğunca kısa olmalı

• Gündeme “diğer işler” gibi açık olmayan maddeler konmamalıdır.

Toplantıya Kimler Katılmalı: En önemli konulardan biri toplantıya kimlerin katılacağıdır. Elbette bu kişilerin toplantı amacıyla doğrudan ilgili olmaları kaçınılmazdır. Aynı zamanda katkısı olacağına inanılan kişiler de toplantıya davet edilebilir. Toplantı gündemi bu kişilere toplantı öncesi mutlaka iletilmeli, gerekli hazırlığı yapmaları sağlanmalıdır. Karar toplantılarında özellikle

• Kilit noktadaki kişilerin

• Karar Mekanizmasında aktif rol oynayan kişilerin

• Uzman kişilerin çağrılması önemlidir.

Karar toplantılarında katılımcı sayısı en fazla 7 kişi olmalıdır.

Toplantı Maliyeti: Toplantı maliyeti hem maddi hem de zaman, moral gibi diğer etkenler göz önüne alınarak hesaplanmalı gerekli ayarlamalar ve düzenlemeler yapılmalıdır.

Toplantı Yeri ve araç Gereçler: Toplantının verimli geçmesini ve katılımcıların yüksek düzeyde bir katkı vermelerini sağlamak için toplantı yerinin ve gerekli araç-gerecin eksiksiz olarak teminini, toplantı öncesinde sağlamak gerekir.

Toplantı Yerleşim düzeni: Katılımcıların kendilerini iyi hissetmeleri, etkili bir iletişim içerisinde olabilmeleri yerleşim düzeni ile ilgilidir. Katılımcıların birbirlerini rahat görebilmeleri önemlidir. Sinema düzeni, V ya da U düzeni, karatahta düzeni toplantının amacına ve katılımcı sayısına göre kurulacak düzeni oluşturur.

Toplantı sırasında Yapılması Gerekenler

Toplantı Başkanı : Toplantının başarılı geçmesinde en önemli rol toplantı başkanınındır. Başarılı bir yönetici ile:

• Katılımcılar hedeflerine daha kolay ulaşacaklardır.

• Tartışma ve görüşmeler daha yapıcı olacaktır.

• Ele alınan konu bütün yönleriyle incelenecektir.

• Daha az zaman kaybı olacaktır.

• Karışıklık ve yanlış anlamalar önlenecektir.

Ancak; bazen bir toplantının başarısına tek başına bile etkili olabilecek en büyük engel başkanın nefsine olan düşkünlüğüdür. Toplantı başkanı:

• Toplantının amacı ve hedefini açıkça belirtmeli,

• Toplantıya hazırlıklı gelmeli ve herkesin hazırlıklı gelmesini sağlamalı,

• Toplantıya zamanında gelmeli toplantıyı zamanında başlatmalıdır,

• Toplantıya güler yüzle başlamalı,

• Değişik bakış açılarını destekleyip, yapıcı katkıları yüreklendirmeli,

• Hoşgörülü ve sabırlı olmalı,

Katılımcılar arasında dengeyi sağlamalı, herkesi dinlemeli,

• Tartışmaları denetim altında tutmalı konudan uzaklaşmamalı,

• Herkesin katkıda bulunmasını sağlamalı,

• Konuyu özetleyerek sonuca bağlamalıdır,

• Tutanak tutulmasını sağlamalıdır.

Toplantı zamanını verimli kullanabilmek için neler yapılabilir?

• Toplantıya zamanında başlamak

• Gündemi konularına göre ayırmak, her konu için zaman belirtmek

• En önemli konuları öncelikle görüşmek

• Gündem dışı konulara fazla vakit ayırmamak

• Kilit konumdaki kişilerin katılımlarını sağlamak

• Zamanlamaya dikkat etmek (öğle yemeği vb.) önemlidir.

Toplantıya katılan herkesin amaca ulaşmada katkı sağlaması gerekir

Toplantılarda etkin bir katkı payı için:

Güçlü Hazırlık:

• Toplantı konusuyla ilgili tüm dokümanlar elde edilmeli

• Dokümanlar üzerinde çalışıp gerekli notlar alınmalı

• Toplantıyla ilgili her şey önceden okunmalı

• Önceden araştırma yapılmalı

• Konunun detayına inmek için sorular hazırlanmalı

• Hafızaya değil nota güvenilmeli

Toplantıya Katılanların Görevleri;

• Bir önceki toplantının tutanaklarını okuyun size verilen görevleri ne kadarını yaptığınızı belirleyin.

• Misafir ve telefon görüşmeleri nedeniyle toplantıdan çağrılmamak için önlemler alın.

• Toplantıya zamanında katılabilmek için işlerinizi düzenleyin.

• Gündeme koyacağınız/koyduracağınız maddeleri unutmayın.

Etkin İletişim

Bilgi üretme, aktarma ve anlamlandırma sürecidir. Toplantının verimli geçmesinde empati ve etkili dinleme önemlidir. Sözlü ve sözsüz iletişimin gerektirdiği titizlikle hareket etmek, anlamayı ve anlaşılmayı kolaylaştıracaktır.

Etkin bir iletişim için:

• Düşüncelerini açıkça söylemek

• Herkese konuşma fırsatı vermek

• Başkalarının sözünü kesmemek

• Dinlemeye özen göstermek

• Kavgacı bir tutum sergilememek

• Konu dışına çıkmamak

• Zamanlamaya özen göstermek

• Hoşgörülü olmak

• Gerektiğinde hayır diyebilmek gerekir.

• Toplantı sırasında herkesin aynı anda konuşmaması, konuşacak kişinin başkan tarafından seçilmesi gerekir.

Katılımcıların birbirlerine karşı hissettikleri güven, güvensizlik, sempati, antipati, hoşgörü, hoşgörüsüzlük gibi duygular gerçekleştirilecek hedefleri etkiler. Ama Toplantılarda bazı katılımcılar kendilerini küçük düşürmekten çekinirler. Düşüncelerini ortaya koymaktan utanırlar ve grup baskısını üzerlerinde hissederler.

Başarılı bir İdare gereklidir

Başkan bir toplantının her şeyidir. Tüm güç idare açısından başkanın elinde olmalıdır. Başkan tutum ve davranışlarından söylemlerine kadar katılımcılara örnek olmalıdır. Bazen toplantıyı kesmek de gerekebilir.

Peki hangi durumlarda:

• Daha ileriye gidilebilmesi için daha fazla olguya gereksinim duyulduğunda

• O anda bulunmayan katılımcıların görüşüne ihtiyaç duyulduğunda

• Katılımcılar konu üzerine düşünmek için zamana ihtiyaç duyduklarında

• Zamanın yetmediği durumlarda

• Sorunu birkaç kişinin halledeceği durumlarda

Toplantı Sonrasında Yapılması Gerekenler

Verimli bir toplantı ancak sonuçlarıyla ortaya konulabilir. Toplantı sonunda kısa bir özet ile katılımcılara teşekkür ederek toplantıyı kapatmak gerekir. Toplantı sonrası en önemli şey, toplantıda alınan kararların, üzerinde anlaşmaya varıldığı gibi ve zamanında uygulamaya konulmasıdır. Toplantı sonrasında tanzim edilen bir toplantı tutanağı mutlaka olmalıdır. Bu tutanakta:

• Toplantının zamanı, tarihi

• Toplantının nerede yapıldığı ve kimin yönettiği

• Katılımcıların adı ve gelemeyenlerin katılmama nedenleri

• Tartışılan ve verilen tüm kararlar

• Toplantının sona erdiği zaman

• Gelecek toplantının yeri, zamanı ve tarihi olmalıdır.

Toplantı sonunda eylem planını çıkar. Alınan kararlar sonucu hangi eylemlerin, kimler tarafından ne zaman gerçekleştirileceği belirtilir. Konuların bir sonraki toplantıya aktarılması sağlanır. Hazırlanan tutanak doğru, tam, nesnel, Kısa ve öz, anlaşılır ve sistemli olmalıdır. Ayrıca tutanak, toplantı katılımcılarına yüksek sesle okunarak ya da okutturularak imza altına alınmalıdır.

Sonuç olarak verimsiz toplantılar, hem örgütsel yönetimler için hem de sosyal hayat için olumsuz sonuçlar doğurur. Zamanı etkin ve verimli kullanmanın işletmelerdeki ilk ve en önemli göstergesi toplantı disiplinidir

Geri Dön